Áreas y servicios diversos
El organigrama y el modelo de servicios muestran equipos especializados que participan en una oferta integral.
Oportunidad: compartir clientes, proyectos y responsables entre áreas.VBRAND DIGITAL × LATIRESTRATEGIA · OPERACIÓN · TECNOLOGÍA
TRANSFORMACIÓN INTEGRAL DE LATIR
Toda la agencia.
Un mismo
latido.
Centralizar la operación de Latir, conectar los datos de sus áreas y apoyar mejores decisiones con inteligencia artificial. La primera inversión construye una base compartida y pone en operación activaciones Don Julio; las siguientes etapas amplían la gestión, la analítica y los agentes especializados al resto de la agencia.
EL CORAZÓN DE LA OPERACIÓN
Personas, proyectos y decisiones.
Conectados bajo un mismo latido.
02 / VISIÓN DE TODA LA AGENCIA
Conectar áreas, proyectos
y decisiones de Latir.
Latir articula experiencias de marca, comunicación, creatividad, influencia y soluciones tecnológicas. Su operación conecta equipos especializados, proveedores y clientes alrededor de proyectos de distintos formatos. Nuestra propuesta busca integrar esa coordinación, conservando la flexibilidad de cada servicio.
MODELO DE SERVICIOS · CULTURA + OMNICANALIDAD
BTL y experiencias · Contenido · Social Media · Creators + PR · Paid Media · Endomarketing · Data & Analytics · Omnitech
PUNTO DE PARTIDA · INFORMACIÓN RECIBIDA
Una operación especializada que necesita trabajar conectada.
Producción con procesos definidos
Los documentos de Producción describen etapas, responsables y controles para ejecutar y cerrar proyectos.
Oportunidad: dar continuidad al registro y seguimiento de cada operación.Tráfico creativo por personas y horas
El formato recibido organiza asignaciones y disponibilidad del equipo creativo.
Oportunidad: conectar esa planificación con briefs, entregas y cambios.El diagnóstico comprobará dónde se concentran las esperas, la consolidación manual y el retrabajo, y establecerá su magnitud con casos reales.
Dirección y gestiónCuentas y clientesProducción y activacionesCompras e inventarioFinanzas y rentabilidadCreatividad y capacidadTalento HumanoInfluence y comunicaciónDatos y proyectos especiales
CONTINUIDAD OPERATIVA
Del brief al aprendizaje.
Brief→Planeación→Preproducción→Ejecución→Cierre→Aprendizaje
El proceso de Producción aporta un punto de partida. Cada tipo de servicio conservará las etapas y controles que necesita, conectado a una estructura común de clientes, proyectos y responsables.
03 / FASE 0
Primero, entender
cómo trabaja Latir.
Cuatro semanas de diagnóstico y diseño de la operación, comenzando por Activaciones y Producción. Validamos primero el flujo Don Julio para iniciar la base y el módulo en paralelo mientras completamos el entendimiento de las demás áreas.
SEMANA 01 · ACTIVACIONES Y PRODUCCIÓN
Definir el primer recorrido operativo
Revisar casos Don Julio, asistencia, insumos, montaje, evidencias y cierre. Validar el flujo inicial, los roles y los datos que habilitan la construcción desde la segunda semana.
SEMANA 02 · CONEXIONES ENTRE EQUIPOS
Conectar la operación con las demás áreas
Profundizar en Cuentas, Compras, Finanzas y Creatividad. Confirmar entregas de información, aprobaciones y necesidades compartidas mientras avanzan la base y el módulo.
SEMANA 03 · VISIÓN TRANSVERSAL
Completar el mapa de Latir
Revisar Dirección, Talento, Influence y tecnología; consolidar herramientas, conocimiento, indicadores y oportunidades para agentes de IA.
SEMANA 04 · CONSOLIDACIÓN
Validar el diagnóstico y la hoja de ruta
Consolidar el mapa operativo, la línea base, las decisiones funcionales y la priorización de las fases siguientes. Verificar el avance de construcción contra el alcance acordado.
9 talleres virtuales de 60 minutos, uno por departamento o área, para recopilar información y reconstruir su flujo operativo: solicitudes, tareas, responsables, herramientas, aprobaciones, entregables y conexiones con otros equipos. Incluye revisión de hasta 3 casos reales, una sesión de cierre y una ronda consolidada de ajustes. Se establecerá una línea base con la información disponible y un plan para completar los datos faltantes.
ENTREGABLES DEL DIAGNÓSTICO
- Mapa de servicios, procesos, equipos y responsables
- Herramientas existentes y oportunidades de integración
- Línea base y mediciones pendientes
- Mapa de decisiones, indicadores y fuentes de información
- Reglas de datos y permisos por área y cliente
- Prototipo, alcance, exclusiones y aceptación del piloto
- Caso económico y ruta priorizada
Definir primero, construir en paralelo.
La primera semana define el flujo de activaciones y los componentes necesarios para comenzar. Desde la segunda semana construimos la base y el módulo en paralelo, mientras completamos el diagnóstico de las demás áreas. Cada componente se valida antes de desarrollarlo.
04 / VISIÓN DE PLATAFORMA PARA LATIR
Toda la operación conectada.
IA al servicio de cada equipo.
Clientes, proyectos, recursos y resultados en una estructura compartida. Cada módulo registra y analiza su operación; al conectarlos, Latir puede cruzar información entre áreas. Los agentes de IA ayudarán a interpretar resultados y preparar recomendaciones con fuentes y permisos autorizados.
Datos, analítica e inteligencia transversal
Operación conectada → indicadores y comparaciones → decisiones apoyadas por IA.
Comienza en Activaciones y crece con cada área incorporada. Don Julio es una marca dentro del módulo de activaciones.
Una plataforma para las distintas marcas y clientes de Latir.
Los módulos se diseñan sobre una estructura compartida y configurable. Los procesos construidos podrán reutilizarse en nuevas cuentas y campañas, conservando los permisos y la información de cada cliente. Cuando una operación tenga particularidades, adaptaremos lo necesario aprovechando lo ya desarrollado.
VISIÓN FUNCIONAL · ÁREAS DE LATIR
Capacidades para cada área de Latir.
Cada área contará con capacidades de gestión y análisis. Los cruces entre módulos permitirán entender resultados, costos, capacidad y oportunidades de mejora.
Visión de desarrollo por áreas. El piloto Don Julio es el alcance inicial; los módulos adicionales y agentes se priorizarán y cotizarán después del diagnóstico.
Cliente›Marca›Programa / proyecto›Evento / activación
Una misma referencia desde la cuenta hasta la ejecución.
05 / FASE 1.1 · PRIMER MÓDULO
Activaciones.
Empezamos con Don Julio.
El primer módulo conecta la preparación del evento, el registro en campo, la supervisión y el informe al cliente. Don Julio será la primera marca sobre una estructura preparada para incorporar otras operaciones.
01
Planear
Fecha, lugar, responsables, staff y metas de la activación.
02
Registrar
Llegadas y salidas del staff, insumos en sitio, montaje, fotografías, resultados e incidencias desde el celular.
03
Supervisar
Avance frente a metas, conciliación básica de consumos y devoluciones, evidencias y revisión interna.
04
Compartir
Portal del cliente, consolidación por punto de activación y periodo, exportación e informe asistido por IA.
05
Analizar y mejorar
Comparar metas y resultados por punto, campaña y periodo para orientar las siguientes activaciones. Primera aplicación de la analítica transversal de Latir.
ALCANCE DEL PILOTO
1marca: Don Julio
1campaña
3puntos de activación como máximo
Un recorrido completo
Preparación, asistencia, insumos en sitio, ejecución, incidencias y cierre; tablero comparativo interno y portal del cliente.
Don Julio es el punto de partida
El módulo permitirá configurar marcas, campañas, puntos, equipos, insumos y metas. Las nuevas activaciones que compartan el flujo utilizarán las funcionalidades existentes, sin desarrollar nuevamente el módulo.
El piloto comprende la configuración y validación acompañada de Don Julio. Las siguientes marcas aprovecharán esa misma estructura.
Validado en la operación
Equipo capacitado y dos ciclos reales acompañados. Entregables, límites y aceptación se detallan en la fase 1.1 del bloque comercial.
Aplicación web con conexión. La gestión integral de bodegas, las integraciones externas y otros flujos se evaluarán para etapas posteriores.
06 / DEMOSTRACIÓN CONCEPTUAL
Una activación.
Toda la operación conectada.
De la preparación al informe del cliente: una activación en Zona T, dos promotoras y metas de 200 degustaciones y 50 fotografías. Recorrido ilustrativo con datos e imágenes ficticios.
Ver el recorrido
Probar los registros · asistencia, insumos y cierre
Simulación independiente: los cambios que realices aquí no modifican el recorrido ilustrativo anterior.
latir / activacionesENTORNO DEMOSTRATIVO
Un mismo registro, tres beneficios.
Producción: controla preparación, ejecución y cierre. Cuentas: sigue compromisos y resultados sin reconstruir la información. Cliente: consulta evidencias e informes autorizados.
07 / IMPACTO EN TODA LATIR
Más capacidad para crear.
Más control para crecer.
Centralizar la operación y conectar agentes de IA puede liberar tiempo, reducir costos evitables, mejorar la calidad de ejecución y acelerar decisiones. El valor se extiende desde el trabajo diario de cada equipo hasta la rentabilidad, la experiencia del cliente y la capacidad de crecimiento de Latir.
EL CAMBIO PARA LATIR
Información compartida → menos trabajo manual → decisiones oportunas → mejor ejecución.
La plataforma organiza y conecta la operación. Los agentes ayudan a consultar, preparar y dar seguimiento al trabajo. Los equipos conservan el criterio, la relación con el cliente y las decisiones que requieren aprobación.
01Tiempo del equipo y automatización
Todas las áreas
- Capturar la información una vez y reutilizarla en tareas, tableros e informes.
- Automatizar recordatorios, seguimiento de pendientes y preparación de documentos.
- Delegar a agentes consultas y borradores repetitivos, con revisión del responsable.
02Coordinación y velocidad de ejecución
Cuentas · Producción · Creatividad
- Transformar briefs en tareas con responsables, fechas y dependencias visibles.
- Reducir solicitudes de estado, reuniones de seguimiento y búsquedas entre chats y archivos.
- Detectar bloqueos y cambios de prioridad antes de comprometer una entrega.
03Calidad y cumplimiento de objetivos
Equipos de servicio · Clientes
- Trabajar con briefs completos, versiones aprobadas y criterios de entrega compartidos.
- Detectar datos, evidencias o aprobaciones faltantes antes del cierre.
- Reducir errores y retrabajo; dar seguimiento al resultado esperado, además de completar tareas.
04Decisiones más oportunas
CEO · CFO · Líderes de área
- Consultar proyectos, capacidad, costos y riesgos desde una vista común.
- Usar agentes para resumir desviaciones y preparar decisiones con sus fuentes.
- Delegar aprobaciones dentro de reglas claras y reservar la atención directiva para excepciones.
05Costos y uso de recursos
Compras · Producción · Finanzas
- Anticipar requerimientos para reducir compras urgentes y contrataciones de último minuto.
- Consultar existencias y reservas antes de comprar o alquilar materiales.
- Comparar cotizaciones y detectar duplicidades, mermas y gastos evitables para revisión.
06Protección de la rentabilidad
Finanzas · Cuentas · Dirección
- Relacionar presupuesto, horas, compras y costos reales con cada proyecto.
- Hacer visibles los adicionales y su aprobación antes de absorber trabajo fuera de alcance.
- Identificar cuentas o servicios con desviaciones y ajustar estimaciones futuras.
07Cierre administrativo y cobro
Finanzas · Cuentas · Producción
- Reunir soportes, entregables y aprobaciones necesarios para cerrar proyectos.
- Dar seguimiento a hitos facturables y documentación pendiente.
- Reducir demoras internas para facturar y mejorar la visibilidad del estado de cobro.
08Capacidad para crecer
Dirección · Líderes de área · Talento
- Conocer disponibilidad y carga de trabajo antes de asumir nuevos compromisos.
- Reasignar tiempo recuperado a tareas de mayor valor y evaluar capacidad adicional.
- Replicar procesos en nuevas marcas, ciudades y equipos con una base compartida.
09Experiencia y continuidad del cliente
Cuentas · Clientes · Equipos de servicio
- Ofrecer un portal con avances, evidencias y resultados autorizados.
- Responder con contexto, aunque cambie la persona que atiende la cuenta.
- Anticipar incumplimientos y preparar revisiones de resultados que apoyen la continuidad de la relación.
10Desarrollo comercial
Dirección · Cuentas · Responsables comerciales
- Reutilizar casos, aprendizajes y referencias de costos al preparar propuestas.
- Dar seguimiento a oportunidades, compromisos y necesidades complementarias de cada cuenta.
- Construir ofertas más consistentes con la capacidad operativa y el margen esperado.
11Conocimiento y bienestar del equipo
Talento · Todas las áreas
- Conservar procedimientos y aprendizajes para reducir dependencia de personas clave.
- Facilitar la incorporación y resolver consultas sobre información interna autorizada.
- Detectar sobrecargas y reducir trabajo administrativo repetitivo para liberar atención creativa y estratégica.
12Control, trazabilidad y aprendizaje
Dirección · Operación · Tecnología
- Registrar responsables, cambios, permisos y decisiones en cada proceso.
- Consultar únicamente la información autorizada y mantener aprobación humana para acciones sensibles de IA.
- Comparar resultados entre proyectos para mejorar checklists, planificación y agentes.
El valor se refleja en tiempo disponible, costos evitables, margen protegido y capacidad para crecer. Mediremos estos resultados con cada área.
Cómo comprobaremos el impacto
En el diagnóstico se acordará la línea base y la prioridad de cada beneficio. Con cada área implementada se compararán tiempos, retrabajo, calidad, uso de la plataforma y resultados del proceso.
- Eficiencia: tiempo de registro, búsqueda, consolidación y preparación de informes.
- Eficacia: entregas completas, cumplimiento de objetivos, aprobaciones y retrabajo.
- Agilidad: tiempo de respuesta, resolución de bloqueos y cierre de proyectos.
- Resultado económico: costos evitados, adicionales aprobados y desviación de margen.
- Adopción e IA: uso real, calidad de respuestas, correcciones y consumo por tarea.
Las horas liberadas representan capacidad; se convierten en ahorro de caja si disminuye un gasto, o en crecimiento si permiten atender más trabajo. La evaluación considerará inversión, operación, consumo de IA y esfuerzo de adopción, sin contar dos veces un mismo beneficio.
Beneficios potenciales de la plataforma completa, sujetos a procesos, datos y adopción. El bloque inicial permitirá comprobar los primeros resultados en activaciones; el resto se desarrollará con los módulos y agentes de cada área.
08 / INVERSIÓN EN EL BLOQUE INICIAL
Primero, construir
y validar juntos.
Proponemos comenzar por diagnóstico, base transversal y activaciones Don Julio. Las fases 2, 3 y 4 tendrán alcance y cotización independientes a partir del diagnóstico.
Diagnóstico y diseño
Definir procesos, decisiones prioritarias, indicadores y fuentes de información.
Base transversal
Construir accesos, datos compartidos y trazabilidad para conectar operación y análisis.
Activaciones Don Julio
Validar operación y primeros comparativos de resultados en ciclos reales.
Desarrollo de las demás áreas
Incorporar gestión y analítica en cada módulo, con cruces entre las áreas conectadas.
Agentes de IA por departamento
Consultar datos, interpretar resultados y preparar recomendaciones con fuentes y permisos.
Despliegue y adopción en las demás áreas
Capacitar, desplegar y medir el uso de la plataforma para mejorar procesos y decisiones.
PLAN DE TRABAJO · 45 DÍAS CALENDARIO
Un bloque inicial, tres frentes coordinados.
Diagnóstico · 4 semanas
Activaciones y Producción primero; diagnóstico de las demás áreas y consolidación progresiva.
Base transversal
Construcción, pruebas e integración continua con el módulo de activaciones.
Activaciones Don Julio
Desarrollo en paralelo, validación integrada, capacitación y dos ciclos reales acompañados.
Plan objetivo sujeto a alcance delimitado, información y accesos disponibles, validaciones oportunas de Latir y dos activaciones reales programadas dentro del plazo. Un bloqueo o cambio aprobado se reflejará en el calendario acordado.
FASE / RESULTADOCALENDARIOINVERSIÓN
CÓMO LO VAMOS A EJECUTAR
Responsabilidades claras y entregas verificables.
Equipo y responsabilidades
Vbrand: dirección del proyecto a cargo de Nacho Durango y un desarrollador responsable de la construcción e integración. La IA apoya la construcción; Vbrand responde por la revisión y validación de las entregas.
Latir: un patrocinador ejecutivo, un interlocutor operativo y responsables de cada área para talleres, acceso a información y validaciones.
Aceptación y cambios
Cada entrega se demostrará con los recorridos y criterios definidos con Latir. El piloto se acepta con uso real, información conciliada y defectos críticos del flujo acordado resueltos.
Las nuevas solicitudes se registrarán con su efecto en alcance, costo y plazo. Su ejecución requerirá aprobación de ambas partes.
Entrega y continuidad
El bloque inicial incluye guías, capacitación y acompañamiento del piloto. Antes de contratar se formalizarán propiedad y derechos de uso del código, acceso y entrega de datos, documentación y condiciones de corrección de defectos.
El esquema acordado distinguirá soporte, alojamiento, almacenamiento, licencias y consumo de IA, con su presupuesto de operación aprobado antes de la puesta en marcha.
Pagos del bloque inicial
Podemos organizar el pago en 3 facturas: 40% al inicio, 40% con la versión validable y 20% con la aceptación. Porcentajes sobre el bloque inicial de $65.000.000 + IVA. Las fechas de facturación y pago se acordarán con Latir y se formalizarán en el acuerdo comercial.
Acompañamiento para la operación
Durante el diagnóstico definiremos con ustedes el esquema de soporte adecuado para sus equipos y los horarios de sus activaciones. Antes de la puesta en marcha acordaremos la cobertura, los canales de atención y los costos de operación, para que tengan claridad sobre cómo continuará el acompañamiento.
Alcance y calendario
Latir asignará un responsable, facilitará casos y accesos y participará en pruebas y validaciones. Alcance, exclusiones, cambios, impuestos y propiedad intelectual se acordarán antes de contratar.
Evolución de la plataforma
Cada nueva etapa aprovechará la base y las capacidades ya construidas. El diagnóstico permitirá priorizar las siguientes inversiones y estimar su alcance antes de avanzar.
FASE 2 · DESARROLLO POR ÁREAS
Ampliar la plataforma de acuerdo con las prioridades.
FASE 2 · DESARROLLO POR ÁREAS
Ampliar la plataforma de acuerdo con las prioridades.
Especificación funcional de cada módulo, diseño de flujos, desarrollo o integración, indicadores y comparativos por área, pruebas con usuarios y documentación. Los cruces de información se habilitan conforme se incorporan los módulos y sus datos.
- Operación: producción, inventario y logística.
- Gestión económica: presupuestos, compras, cambios y rentabilidad.
- Cuentas y Creatividad: briefs, tráfico, capacidad, entregas y aprobaciones.
- Talento, Influence y datos: capacidades seleccionadas en el diagnóstico.
Entregables: módulos probados, analítica e integraciones acordadas y documentación por área.
Aceptación: casos funcionales aprobados por el responsable del área.
FASE 3 · AGENTES DE IA POR DEPARTAMENTO
El conocimiento de Latir, disponible para sus equipos.
FASE 3 · AGENTES DE IA POR DEPARTAMENTO
El conocimiento de Latir, disponible para sus equipos.
Agentes conectados a la información autorizada para consultar y cruzar datos de las áreas implementadas, explicar patrones, preparar recomendaciones con fuentes y ejecutar acciones aprobadas. Sus conclusiones estarán sujetas a la calidad de los datos y la revisión del equipo.
- Dirección: consultar indicadores, resumir riesgos y preparar seguimiento ejecutivo.
- Cuentas: estructurar briefs, preparar informes y seguir compromisos.
- Producción: revisar preparación, detectar evidencias faltantes y redactar cierres.
- Compras y Finanzas: comparar cotizaciones y señalar desviaciones para revisión.
- Creatividad: apoyar briefs, localizar referencias y advertir conflictos de capacidad.
- Talento e Influence: consultar procedimientos y dar seguimiento a incorporación y entregables.
Entregables: agentes priorizados, fuentes conectadas, permisos, registro de acciones y evaluaciones con casos reales.
Aceptación: calidad y utilidad comprobadas con cada responsable; autorizaciones humanas para acciones sensibles y seguimiento de consumo.
FASE 4 · DESPLIEGUE Y ADOPCIÓN EN LAS DEMÁS ÁREAS
Convertir cada entrega en una nueva forma de trabajar.
FASE 4 · DESPLIEGUE Y ADOPCIÓN EN LAS DEMÁS ÁREAS
Convertir cada entrega en una nueva forma de trabajar.
Preparación y carga de los datos acordados, configuración operativa, formación, puesta en marcha y acompañamiento de cada equipo.
- Plan de despliegue y responsables por área.
- Capacitación y guías de uso de módulos y agentes por rol.
- Seguimiento de adopción, calidad de datos e incidencias.
- Medición de adopción, resultados y uso de la información para decidir; entrega a operación y soporte.
Entregables: áreas habilitadas, equipos capacitados y actas de puesta en operación.
Aceptación: recorridos reales completados y criterios de adopción acordados cumplidos.
Las fases 2, 3 y 4 se cotizarán después del diagnóstico. El despliegue será progresivo: módulos, agentes y adopción por área, según su preparación. La puesta en marcha de Don Julio ya está incluida en la fase 1.1.
09 / PRÓXIMO PASO
Construyamos la plataforma
que conectará a Latir.
Decisión propuesta: aprobar el bloque inicial de COP $65.000.000 + IVA para diagnosticar la operación, construir la base de la plataforma e implementar activaciones Don Julio. Formalizar las condiciones, designar responsables y acordar la fecha de inicio. Las fases posteriores se aprobarán y contratarán por separado.
INVERSIÓN INICIALBloque inicial · COP $65.000.000 + IVA · diagnóstico virtual
Alcance y condiciones sujetos a aceptación comercial y formalización contractual.